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Kommunikation durch soziale Medien

Betriebsrat und Personalrat müssen mitgestalten

Unternehmen stellen zunehmend soziale Medien wie Blogs und Foren für die interne Kommunikation zur Verfügung. Eine Entwicklung, die die Arbeitswelt und die Zusammenarbeit der Beschäftigten untereinander verändern wird. Der Artikel skizziert einige Ent­wick­lungslinien.

Schon heute werden bestimmte Informationen, wie Arbeits­anweisungen oder Formulare, ins Intranet gestellt. Die Beschäf­tigten bekommen nach der Anmeldung mitgeteilt, was für sie neu ist. Das sind Informationen, die „von oben nach unten“ im Sinne einer Verlautbarungskommunikation vermittelt werden. Die neuen Medien innerhalb eines Unternehmens hingegen funktionieren unabhängig von diesen hierarchisch strukturierten Abläufen. Wenn Beschäftigte über interessante Aspekte ihrer Arbeit bloggen, erhalten sie „Followers“, die diese Informationen interessant finden und für die eigene Arbeit nutzen können. So bilden sich im Unternehmen Communities aufgrund gemeinsamer Interessen. Weil Followers auf Inhalte antworten oder auch selbst neue Themen oder Links einstellen können, entsteht zugleich ein Austauschmodell ohne Hierar­chie, das den Informationsaustausch und die Wissensver­mittlung dynamischer und flexibler macht. Es mag Wissen geben, das man in Wikis speichern und „auf ewig“ verfügbar halten kann. Aber Wissen veraltet schnell. Zudem muss es bei Bedarf geeignet und schnell verfügbar sein. Da sind Foren klar im Vorteil gegenüber Wikis oder der „E-Mail an Alle“.

Doch es gibt weitere Veränderungen, die die Implementierung der sozialen Medien in Unternehmen verursachen kann: 

  • Indem die Beschäftigten Blogs und Foren abonnieren, erfahren sie Neues nur, wenn sie es selbst ausgewählt haben. -   
  • Die zunehmende Nutzung von sozialen Medien wird die Kommunikation via E-Mail reduzieren oder ganz ersetzen. -   
  • Da diese Entwicklung eng verknüpft ist mit der Nutzung mobiler Hardware und der Speicherung von Daten in der Cloud, wird Arbeiten „befreit“ von einem spezifischen Ort  oder einer bestimmten Zeit.  
  • Die zentrale Ablage von Dokumenten führt zu neuen Formen der Zusammenarbeit. So werden Dokumente nicht per E-Mail ausgetauscht, sondern allen Beschäftigten auf der zentralen Speicherplattform zugänglich gemacht. Dadurch befinden sich nicht mehr viele unterschiedliche Versionen auf den jeweiligen Systemen, sondern nur die jeweils aktuelle Version.

Noch sind die für die Zusammenarbeit notwendigen Dienste nicht so zusammengewachsen, dass sie ohne Hindernisse bedienbar wären. Zwar bieten alle großen Software-Firmen Lösungen mit Funktionen für Kalender, Kontakte, Austausch in punkto Arbeits­fortschritt und Aufgaben oder gemeinsames Arbeiten an Doku­men­ten. Wirklich praxistauglich sind sie jedoch nur der Idee nach. So ermöglicht Microsoft OneDrive z. B. den Dokumen­tenzugang allein mit einem Browser, erfordert kein Client-Programm und verfügt über das Office-Paket. Dafür fehlt die Funktion für Blogs, Aufgaben oder Kalender. Die stellen andere Programme zur Verfügung, die wiederum eigene Zugriffs- und Bedienungs­mecha­nismen aufweisen. In der nächsten Zukunft steht die Inte­gration dieser Dienste an. Dies wird eine Entgrenzung und Be­schleu­nigung mit sich bringen, die die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten grundlegend verändern wird.

Die Gestaltungsanforderungen an diese Systeme sind vielschichtig, wobei vieles durch Gesetz und Tarifvertrag vorgegeben ist. Zunehmend wichtig wird es für Personal- und Betriebsräte, das konkrete Arbeiten mit den Systemen in ihren Unternehmen zu gestalten. Das betrifft neben den klassischen Themen wie die Regelung zur Leistungs- und Verhaltens­kontrolle vordringlich die Gebrauchstauglichkeit der Lösungen. Die Gestaltungsthemen lauten hier: Änderung von Arbeits­prozessen, Verhinderung von zusätzlichem Leistungsdruck, Begrenzung von Flexibilisierung der Arbeitszeit und Arbeitsort.

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Die Broschüre „Social Business“ beschreibt Chancen und Risiken dieser neuen Entwicklung