Beratung - Weiterbildung - Information für Interessenvertretungen

Neue Abläufe in der Verwaltung

Die E-Akte verändert die Arbeit

Derzeit zieht die elektronische Akte (kurz: E-Akte) in die Verwaltungen ein. Als Workflow-System ist sie in der Privat­wirt­schaft, in Versicherungen oder auch in der Arbeitsagentur schon länger im Einsatz, gerade wird ihre Einführung in vielen Kom­munen und Landesbetrieben vorbereitet. Neben den Vorteilen bietet sie auch Risiken für die Beschäftigten. Deshalb sollte die Interessenvertretung bei dieser Frage wachsam sein.

Denn der Arbeitsprozess wird sich entscheidend verändern: Pa­pier und Medienbrüche entfallen, alle internen Arbeits-, Prüf- und Entscheidungsvorgänge, aber auch Archivierung, Anbin­dung externer Kooperationspartner und Kundenversand werden mit einem elektronischen Dokument vollzogen. Die E-Akte enthält Regeln zur Arbeitsverteilung und ermöglicht die Opti­mierung von Arbeitsabläufen. Nicht zuletzt steigt das Über­wa­chungspotenzial: Bearbeitungsstatus, Durchlauf- und Liege­zei­ten sowie Arbeitsgeschwindigkeiten können angezeigt und aus­gewertet werden. Ein Veränderungsprozess, in den sich die Interessenvertretung kompetent und zielgerichtet einbringen muss.

Bereits in der Ausschreibungs- und in der Systemanpassungs­phase können Stellgrößen beeinflusst werden:

  • Werden die Beschäftigten beteiligt bei der Optimierung der Ge­schäfts­prozesse? 
  • Gibt es mehr Autonomie in der Auf­gaben­erledigung?
  • Entscheidet das Team oder der Vorgesetzte über die Arbeits­verteilung, steuert die Maschine den Takt?
  • Wird das Tätig­keits­spektrum differenzierter oder monotoner?
  • Liefert die Einführung den Ansatz für eine breite Qualifizierung?
  • Wird die Transparenz für die KollegInnen verbessert oder nehmen Kon­trolle und Überwachung zu?
  • Wird Heimarbeit möglich sein?
  • Und: Welche Vorstellungen haben die Be­schäftigten von ihren Arbeitsinstrumenten und von Guter Arbeit?

Die TBS bereitet für den Herbst einen „Runden Tisch“ zur E-Akte vor, um den Interessenvertretungen Orientierung zu geben. Weitere Infos zum Ablauf, Terminen und Teilnahme­mög­lich­keiten beim Autor.

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