Beratung - Weiterbildung - Information für Interessenvertretungen

Office 365

Chancen und Risiken

Die Microsoft-Welt ändert sich. Hat das Unternehmen seine Programme früher als Alleinlösung via CD-ROM vertrieben, bietet es seine Produkte heute zur Miete via Cloud an. Ein Trend, der Vorteile mit sich bringt, aber auch wichtige Fragen für die Interessenvertretung aufwirft.

Microsoft hat sein Angebot für die weit verbreiteten Office-Soft­wareanwendungen neu ausgerichtet und ergänzt. Neben den be­kannten Programmen Word, Excel und Co. werden unter der Über­schrift „Office 365“ viele neue Softwarelösungen angeboten. Zu den bekannteren zählen sicherlich Sharepoint, Exchange und OneDrive, aber auch die Kommunikationsplattformen Skype for Business oder Yammer sowie die übergreifenden Auswertungs­möglichkeiten mit Office Graph und Delve. Neu ist auch das Lizenz­modell. Software wird in Zukunft bei Microsoft als Dienst gemietet, nicht mehr gekauft. Allen Anwendungen gemein ist, dass sie zukünftig auch in der Cloud laufen.

Die Cloud – das unbekannte Wesen Mit der massenhaften Speicherung von Daten in der Cloud stellen sich für Interessenvertretungen viele neue Fragen. Standen früher die Server noch im vermeintlich sicheren, firmeneigenen Server­raum, so ist der Speicherort der Daten heute den meisten Nutze­rin­nen und Nutzern unbekannt. Zwar sichert Microsoft deutschen AnwenderInnen grundsätzlich die Speicherung ihrer Daten in der Europäischen Union zu. Doch was passiert mit den Daten amerikanischer Tochtergesellschaften? Und welche Regeln gelten, wenn das Unternehmen seinen Sitz in den USA hat?

Mitbestimmung bei Software-Updates Ein unbestrittener Vorteil der Cloud-Lösung ist der Wegfall von aufwändigen Updates. Die Software wird zentral in der Cloud verwaltet und ist bei jedem Zugriff aktuell. Neue Funktionen stehen damit den NutzerInnen sofort zur Verfügung. Für Interessenvertretungen stellt sich damit die Frage, wie sie ihre Mitbestimmungsrechte ausüben, wenn die zentrale Steuerung durch die hauseigene IT-Ab­teilung entfällt.

Arbeit: Immer und überall In der Praxis oft verkannt werden die Auswirkungen auf die Arbeitsweisen der Beschäftigten. Blieb früher die Arbeit mit IT zu­mindest auf Reisen oder zuhause außen vor, steht die neue Welt der Arbeit dank Mobilgerät und W-Lan über Office 365 überall zur Verfügung. Selbst wenn Vorgesetzte diesen Arbeitseinsatz nicht fordern, setzen sich Beschäftigte häufig selber unter Druck, und die ständige Verführung, Pausen oder Freizeit durch den Blick auf das Mobiltelefon zu unterbrechen, ist groß.

Eine neue Qualität der Überwachung Vielfältig, wie die Funktionen der neuen Software, sind auch deren Überwachungsmöglichkeiten. Denn (fast) jeder Dateizugriff und (fast) jede Aktivität kann protokolliert und ausgewertet werden. Das Arbeitsverhalten von Beschäftigten wird somit gläsern und potentiell ständig kontrollierbar, teilweise unauffällig „spielerisch“ in der Gestalt des sozialen Netzwerks Delve.

Worauf Interessenvertretungen achten sollten Bestehende Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber sollten auf ihre Aktualität und Wirksamkeit geprüft werden. Bei Office 365 ist insbesondere entscheidend, wie die Berechtigungen und Einstellungen insbesondere für den Haupt-User vorgenommen wurden, um Leistungs- und Verhaltenskontrollen zu vermeiden. Angesichts der Vielzahl an ständigen Änderungen und Ergänzungen des Funk­tions­umfangs bietet es sich zudem an, dass der Arbeitgeber bei Bekanntwerden der jeweils geplanten Anpassung über die Blogs und das Office-365-Nachrichtencenter eine aufbereitete Infor­mation der IT-Abteilung an die Interessenvertretung gibt, damit diese die Anpassungskonfiguration mitgestalten kann. Insgesamt sollten die Grundsätze der Nutzung, der einzelnen Funktionen sowie der Abläufe im Sinne der Beschäftigten schriftlich geregelt werden.

Fazit: Interessenvertretungen sollten ständig auf Ballhöhe bleiben Neben zahlreichen, unbestrittenen Vorteilen birgt Office 365 auch erhebliche potenzielle Risiken für Beschäftigte. Die komplexe Systemlandschaft von Office 365 fordert ein ständiges „Auf-Ball­höhe-Bleiben" der Interessenvertretungen. Wer sich die Grund­lagen und Handlungsmöglichkeiten weiter erschließen möchte, findet u.a. fachlich fundierte Seminare in der Reihe „von profis für profis“, einer Kooperation der TBS NRW und dem DGB-Bildungs­werk. Zudem bietet die TBS NRW Seminare, die auf die konkreten Fragen und Anforderungen vor Ort zugeschnitten werden können. Aber auch neben diesen Veranstaltungen stehen Euch die TBS- NRW-BeraterInnen gerne zur Verfügung.

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Aus der Praxis

Neue Arbeitsformen: Der „Vertrauensarbeitsort“ bei Microsoft
Stellungnahme von Daniel Hammer, Betriebsrat Microsoft Deutschland GmbH

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Microsoft Office 365 und Co. – Moderne IT-Strukturen  Gestaltungsansätze der betrieblichen Interessenvertretungen, 11.09.2018