Desksharing und Home-Office erfreuen sich in den Betrieben wachsender Beliebtheit und verändern die Arbeitswelt spürbar. Jetzt hat Microsoft mit „Places“ neue Funktionen für die Organisation hybrider Arbeit angekündigt. Der folgende Beitrag zeigt, welche Chancen „Microsoft Places“ bietet, wo die Risiken in puncto Datenschutz und Kontrolle liegen und worauf Betriebsrat, Personalrat & Co. bei der Einführung achten sollten.
Was Betriebsrat, Personalrat & Co. über die Funktionen von Microsoft-Places wissen sollten
Microsoft erweitert mit MS Places sein Microsoft-365-Universum mit dem Ziel, hybride Arbeit in Unternehmen besser zu organisieren. Die neuen Funktionen laufen nicht als isoliertes Extra, sondern sind künftig Erweiterungen von Teams und Exchange/Outlook. So können die Beschäftigten nicht nur Termine, sondern auch Arbeitsorte planen.
Beschäftigte können beispielsweise in der kostenlosen Basisversion „Places Core“ angeben, ob sie an bestimmten Tagen von unterwegs, im Home-Office oder im Büro arbeiten. Außerdem können sie vor den Terminen kenntlich machen, ob sie virtuell oder vor Ort an den Besprechungen teilnehmen.
Microsoft Places Premium: Mehr Komfort bei Desksharing und Home-Office
Mit der kostenpflichtigen Version „Places Premium“ können Beschäftigte im Rahmen von Desksharing bestimmte Räume oder Schreibtische reservieren. Die integrierte Künstliche Intelligenz soll helfen, Büroflächen effizienter zu nutzen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Sie kann zum Beispiel vorschlagen, wann ein günstiger Zeitpunkt für die Büroarbeit ist.
Die neuen Places-Funktionen können für Beschäftigte also Vorteile haben, indem sie beispielsweise morgens im Home-Office schauen, ob ein Platz im Büro verfügbar ist oder der Schreibtisch im Lieblingsraum noch frei ist. Für Unternehmen, die Desksharing eingeführt haben oder einführen wollen, bietet Microsoft somit eine eigene Buchungssoftware. Mussten diese Buchungstools bisher von einem externen Anbieter gekauft werden, liefert Microsoft eine eigene Lösung gleich mit.
Mehr Daten, mehr Risiken – neue Handlungsfelder für Betriebsrat und Personalrat
Neben diesen vermeintlichen Vorteilen sollte der Betriebsrat bzw. Personalrat auch die einhergehenden Kontrollmöglichkeiten und den Datenschutz kritisch im Blick behalten. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass sich nachvollziehen lässt, an welchen Tagen Beschäftigte wo arbeiten. Teilweise kann dies sogar automatisiert werden, etwa über das Einloggen ins Firmen-WLAN oder die Nutzung von Arbeitsmitteln an bestimmten Schreibtischen – auch wenn diese Funktionen zurzeit als Voreinstellung noch ausgeschaltet sind. Hinzu kommen neue Such- und Kartenfunktionen. Places erweitert somit den Datenbestand von Microsoft und könnte Beschäftigte dadurch noch gläserner machen. Ab April 2026 sind die Funktionen „Places Finder“ und „Places Explorer“ in der Core-Version verfügbar, wie Microsoft auf seiner Website mitteilt.
Microsoft Places Finder und Explorer: neue Einblicke ins Büro
Mit „Places Finder“ lassen sich Räume und Schreibtische gezielt finden und buchen. Für jeden Arbeitsplatz können Fotos, Grundrisse sowie technische Ausstattungsmerkmale hinterlegt werden, sodass Nutzer auf einen Blick sehen, wie der Raum aussieht und welche Funktionen er bietet.
Die Funktion „Places Explorer“ geht darüber hinaus: Sie ermöglicht es, ganze Gebäude auf Karten oder Grundrissen zu erkunden, eine räumliche Übersicht zu erhalten und zu sehen, welche Personen wo sitzen und wann sie im Büro sind, basierend auf den in Outlook und Teams hinterlegten Anwesenheitsplänen. Standortansichten können dabei Personen, Räume oder die Ausstattung eines Arbeitsplatzes visuell darstellen.
Risiken minimieren, Desksharing und Home-Office regeln. Wir beraten euch gerne!
Für Interessenvertretungen gilt es, mit dem Arbeitgeber oder der Dienststelle die konkreten Zwecke der verarbeiteten Beschäftigtendaten festzulegen sowie Lösch- und Berechtigungsregeln zu vereinbaren. Automatische Ortungsfunktionen oder Profilbildungen der Beschäftigten („wer arbeitet vor Feiertagen häufig zuhause“) sollten gänzlich ausgeschlossen werden.
Mit solchen und weiteren guten Regelungen in Betriebs- oder Dienstvereinbarungen können die Risiken von MS Places minimiert und die Funktionen zum Vorteil der Beschäftigten genutzt werden. Für eine Anpassung eurer bestehenden Microsoft-365-Vereinbarung oder für die Unterstützung bei der erstmaligen Einführung von Microsoft 365 (inkl. Places) sprecht uns gerne an!
