Die Sitzung ist vorbei, und nun verfügen unterschiedliche Teilnehmende über eigene Notizen: die Schriftführung hat die gesetzlichen Anforderungen nach § 34 BetrVG aufgeschrieben, der Vorsitz hat eigene Aufzeichnungen, bei den Kolleg*innen, die einzelnen Punkte vorbereitet haben, liegen themenspezifische Mitschriften vor. Diese unterschiedlichen Aufzeichnungen zu einem Protokoll zusammenzuführen - hierbei kann KI der Interessenvertretung viel Arbeit abnehmen. Allerdings: Geprüft und freigegeben wird der Text weiterhin von Menschen. Dieser Artikel bietet Prompts für verschiedene Anwendungsfälle und gibt zudem wichtige rechtliche Hinweise.
Hier geht es konkret um die Sammlung und das Zusammentragen schriftlicher Notizen und je nach Lesbarkeit auch um handschriftliche Notizen. Auf Audioaufnahmen solltet ihr für die Besprechungsnotizen ohne weitere Prüfung verzichten. Betriebsratssitzungen sind nicht öffentlich und abhängig von der genutzten Anwendung entstehen so zusätzliche Datenschutzrisiken.
Wie bereite ich die unterschiedlichen Notizen für die Protokollerstellung vor?
Die Schriftführung stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Zusätzliche Mitschriften können Lücken mit Informationen schließen, die für die Arbeit des Gremiums wichtig sind. Entscheidend ist, dass die verbindlichen Angaben bereits in der Sitzung festgehalten werden:
- Beschlüsse gesondert sichern: Die Schriftführung hält Wortlaut und Abstimmungsergebnis während der Sitzung fest. Diese Angaben sind die maßgebliche Grundlage für das Protokoll. Die restlichen Notizen stellen lediglich Ergänzungen dar.
- Vorab vereinbaren: Wer zusätzlich mitschreibt, sendet die Notizen bis zum Folgetag an die Schriftführung. Eine kurze Vorlage mit den Tagesordnungspunkten als Überschriften erleichtert die Auswertung.
- Notizen kennzeichnen: Verwendet neutrale Bezeichnungen wie Notiz A, B und C. So bleiben Abweichungen nachvollziehbar, ohne unnötig personenbezogene Daten zu verarbeiten.
Prompt mit hochgeladenen Notizen
Wichtig: Nur verwenden, wenn das KI-System für vertrauliche interne Informationen ausdrücklich freigegeben ist und das Gremium den Zugriff kontrolliert.
Startprompt
„Ich bin Schriftführer oder Schriftführerin unseres Betriebsrats. Anbei findest du die Tagesordnung, meine Mitschrift als Hauptquelle, weitere Notizen mit den Bezeichnungen A, B und C sowie die in der Sitzung festgehaltenen Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse.
Erstelle einen Protokollentwurf mit folgenden Bestandteilen:
- Datum, Beginn und Ende, Sitzungsleitung, Schriftführung sowie ein Platzhalter für die Anwesenheitsliste
- pro Tagesordnungspunkt höchstens fünf kurze Stichpunkte zur Beratung
- Wortlaut des Beschlusses und Abstimmungsergebnis mit Ja, Nein und Enthaltung
- vereinbarte Aufgaben mit Aufgabe, zuständiger Funktion und Termin
- widersprüchliche Angaben mit Quellenbezeichnung und dem Hinweis [PRÜFEN]
- fehlende oder unklare Angaben
Übernimm Beschlusstexte und Abstimmungsergebnisse wörtlich. Ergänze keine Informationen. Entscheide Widersprüche nicht selbst. Formuliere sachlich und ohne Zuschreibung einzelner Aussagen zu Personen.“
Prompt ohne vertrauliche Inhalte
Wenn das KI-System nicht für interne Informationen freigegeben ist, dürfen weder Notizen noch Beschlüsse eingegeben werden. Die KI kann dann nur bei Vorlage und Ablauf unterstützen.
Startprompt
„Ich bin Schriftführer oder Schriftführerin eines Betriebsrats. Wir tagen [Rhythmus] und behandeln meist [Anzahl] Tagesordnungspunkte. Erstelle mir:
- eine Protokollvorlage nach den gesetzlichen Mindestanforderungen mit Verweisen auf die Originalquellen
- eine kurze Notizvorlage für Teilnehmende
- einen Ablauf für Einsammeln, Prüfen und Freigeben
- eine Checkliste zum Erkennen von Widersprüchen und Lücken“
Anpassungen für euer Gremium
Ihr kennt eure Protokolle am besten. Passt den Prompt daher ganz an eure Bedürfnisse an:
- Eigene Vorlage nutzen: So bleibt die vertraute Struktur des Gremiums erhalten.
- Aufgaben nachhalten: Übertragt offene Punkte in die Vorbereitung der nächsten Tagesordnung.
- Protokollart festlegen: Gebt im Prompt an, ob ihr ein Beschlussprotokoll oder ein ausführlicheres Ergebnisprotokoll benötigt.
Vor der Freigabe prüfen
Die Verantwortung für das Protokoll bleibt beim Schriftführer sowie dem Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied, die es mit ihrer Unterschrift bestätigen. Daher müssen unklare Stellen von euch im Gremium geklärt werden:
- Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse Wort für Wort mit den Aufzeichnungen aus der Sitzung abgleichen.
- Alle mit [PRÜFEN] markierten Stellen klären.
- Anwesenheitsliste mit Selbsteintragungen beifügen.
- Niederschrift vom Vorsitz und einem weiteren Betriebsratsmitglied unterschreiben lassen.
- Einwendungen unverzüglich schriftlich erheben und der Niederschrift beifügen.
Jede Rechtsangabe und jedes Zitat aus einer KI-Ausgabe dient dabei nur als Ausgangspunkt. Prüft sie immer anhand der Originalquelle oder lasst euch beraten.
Wichtig für die Gremienpraxis
- Vorab prüfen, welche Betriebsvereinbarung, KI-Richtlinie oder interne Regel gilt.
- Nur erforderliche Daten verwenden. Namen, Personalnummern, Gesundheitsdaten und Leistungsdaten gehören nicht in ein externes oder nicht freigegebenes KI-System.
- Personelle Einzelmaßnahmen besonders schützen: Im Zweifel ohne KI bearbeiten.
- Platzhalter und Funktionsbezeichnungen verwenden, wenn konkrete Angaben nicht erforderlich sind.
- Arbeitsnotizen nach der Freigabe entsprechend den Regeln des Gremiums löschen oder sicher ablegen.
Die TBS steht euch gerne zur Seite
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TBS Projekt: KI-Kompetenz Rheinisches Revier
