Desk-Sharing, Open Space, New Work – Wie Betriebsrat, Personalrat & Co. mitgestalten können

In Zeiten zunehmender Digitalisierung und flexibler Arbeitsmodelle modernisieren viele Unternehmen ihre Bürostrukturen. Insbesondere mobile Arbeit mit deutlich verminderten Präsenzzeiten hat den Alltag in den Büroräumen verändert. Viele Unternehmen setzen deshalb zunehmend auf Desk-Sharing und Open-Space-Konzepte – Entwicklungen, die auch unter dem Begriff New Work gebündelt werden. Ein Wandel, der mit Chancen und Herausforderungen verbunden ist. Dieser Artikel zeigt, wie Betriebsrat, Personalrat & Co. diesen Wandel aktiv mitgestalten können – von der Bedarfserhebung über die Planung bis hin zur Umsetzung. Dabei stehen nicht nur organisatorische Fragen im Fokus, sondern auch Themen wie Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Datenschutz sowie Teamzusammenhalt. Besonders wichtig ist hierbei eine frühzeitige Einbindung von Betriebsrat bzw. Personalrat in alle Schritte.

Desk-Sharing und New Work: So gestalten Betriebsrat und Personalrat Gute Arbeit

Viele Büroflächen sind nur noch gering ausgelastet, da zahlreiche Beschäftigte im Home-Office oder mobil arbeiten und seltener vor Ort sind. In der Folge haben Unternehmen Büroräume verkleinert und Arbeitsplätze zusammengelegt und zwischen mehreren Beschäftigten geteilt – Stichwort: Desk-Sharing. Zunehmend üblich ist auch die Umwandlung klassischer Einzelbüros in offene Bürolandschaften mit modernen Open-Space-Konzepten. Zusammengefasst werden auch diese Entwicklungen unter dem Begriff New Work. Solche Veränderungen können wirtschaftlich sinnvoll sein, erfordern jedoch eine sorgfältige Planung und eine enge Abstimmung mit Beschäftigten sowie mit dem Betriebsrat bzw. Personalrat. Zentrale Frage hierbei: Wie lassen sich Büros so gestalten, dass sie attraktive Orte mit guten Arbeitsbedingungen sind, die produktives Arbeiten fördern?

Desk-Sharing: Bedarfserhebung und Planung

Ein wesentlicher Schritt für Betriebsrat bzw. Personalrat bei der Umstellung auf moderne Bürokonzepte ist die Bedarfserhebung. Ziel ist es zu verstehen, wie die Beschäftigten ihre Arbeit verrichten und welche Anforderungen sich daraus ableiten. Arbeiten sie konzentriert oder im Austausch mit anderen? Führen sie viele Telefonate oder empfangen sie regelmäßig Kundschaft? Je nach Tätigkeit müssen die Räumlichkeiten entsprechend unterschiedlich gestaltet werden. Die Bedarfserhebung kann etwa durch Fragebögen erfolgen, die nach Abteilungen gegliedert sind, sowie durch Workshops mit bestimmten Beschäftigtengruppen wie dem Betriebsrat, der Schwerbehindertenvertretung (SBV) oder Führungskräften.

Wie viele Arbeitsplätze und Besprechungsräume sind erforderlich?

Um den erforderlichen Flächenbedarf zu ermitteln, ist für Betriebsrat, Personalrat & Co. die folgende Frage zentral: Wie hoch ist die Anzahl der Arbeitsplätze im Verhältnis zu der Anzahl der Beschäftigten? Daraus ergibt sich die sogenannte Sharing-Quote. Hilfreich kann es hierbei sein, die Tage zu prüfen, an denen die Mitarbeitenden ins Büro kommen. Es zeigt sich oft, dass montags und freitags die Büros weniger besucht sind und es einen Peak zur Wochenmitte gibt. Zu erfassen ist auch, ob es feste Besprechungstage gibt, an denen viele Beschäftigte vor Ort sein müssen. Dies beeinflusst die Anzahl der erforderlichen Arbeitsplätze und die Steuerung der Belegung. 

Darüber hinaus sollte der Bedarf an Besprechungs- und Gruppenräumen ermittelt werden, da das Büro häufig als Ort für persönliche Treffen und Austausch dient. Gerade dieser direkte Kontakt ist ein Mehrwert, den nur die Präsenzarbeit bieten kann. Ebenfalls zu berücksichtigen sind Anforderungen an Datenschutz und Stauraum – insbesondere in Bereichen, die noch mit Akten arbeiten.

Schließfächer, Trolleys, Ablagen: Praktische Alltagsfragen beim Desk-Sharing

Sind die ersten Flächenbedarfe erfasst, gilt es festzulegen, wie persönliche Gegenstände gelagert werden sollen. Gibt es Schließfächer, Trolleys oder Ablagen? Diese Aspekte müssen im Büroraumkonzept berücksichtigt werden. Denn je weiter die Wege zu den persönlichen Gegenständen sind, je mehr Arbeitszeit wird „unproduktiv“ genutzt und die Rüstzeiten erhöhen sich. Auch die Ausstattung mit persönlichen Arbeitsmitteln sollte klar geregelt sein: Erhält jede Person eine eigene Maus und Tastatur, oder liegen diese fest an den Plätzen bereit – inklusive entsprechender Reinigungsvorgaben?

Teamzusammenhalt bei New Work, Desk-Sharing und Open-Space?

Neben einer effizienten Flächennutzung spielen auch soziale Aspekte des Miteinanders eine wichtige Rolle. Wie lässt sich der Teamzusammenhalt auch in flexiblen Arbeitsstrukturen stärken? Eine Möglichkeit bieten sogenannte Homezones: Bereiche im Büro, die exklusiv von ein und demselben Team gebucht werden können – so bleiben die Anwesenden in Sichtweite und räumlich verbunden.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, dass sich Teams bewusst mit ihrer Zusammenarbeit auseinandersetzen – etwa durch Präsenztermine, gemeinsame Teamtage oder regelmäßige Online-Meetings. Es braucht auch bei New Work Strukturen, die einen Rahmen für Austausch bieten. 

Gesundheitsschutz, Arbeitsschutz, Datenschutz – Darauf sollten Betriebsrat und Personalrat achten

Eine Möglichkeit ist zunächst der Abschluss einer Prozessvereinbarung, in der der gesamte Ablauf von der Bedarfserhebung bis zur Umsetzung gemeinsam zwischen der Interessenvertretung und dem Arbeitgeber geregelt wird. Darin können beispielsweise Termine, Informationsflüsse, Kommunikation oder Projektgruppen festgelegt werden. Der Vorteil ist, dass Erwartungen und Ansprüche beider Betriebsparteien aufeinander abgestimmt werden können. So können Prozesse effektiver und reibungsloser ablaufen. Eine solche Vereinbarung ist jedoch freiwillig. 

Natürlich gibt es auch Themen, die der Mitbestimmung unterliegen. Betriebsräte und Personalräte äußern bei Beratungen oder in Seminaren oft die Befürchtung, dass Lautstärke und Unruhe bei Open-Space und Desk-Sharing zunehmen. Von der Hand zu weisen ist dies nicht. Es gibt einige Studien, die genau das belegen – zum Beispiel von der DGUV. Ein wichtiges Handlungsfeld ist deshalb der Arbeits- und Gesundheitsschutz. Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Arbeitsschutzgesetz ist hierbei der entscheide Hebel. Die Gefährdungsbeurteilung muss im Vorfeld – also bevor Beschäftigte in neuen Räumlichkeiten arbeiten – umgesetzt werden und sowohl physische als auch psychische Gefährdungen erfassen. Im Anschluss müssen entsprechende Maßnahmen zur Beseitigung der Gefährdungen umgesetzt werden. Betriebs- und Personalräte (LPVG NRW) haben hierbei Mitbestimmungsrechte und können den Prozess mitgestalten. 

Viele Unternehmen nutzen zur Organisation der Arbeitsplätze Buchungssoftware. Solche Tools unterliegen als technische Einrichtungen der Mitbestimmung. Zu regeln sind beispielsweise Fragen zum Datenschutz – etwa, ob sichtbar ist, wer welchen Platz gebucht hat, oder wie lange im Voraus gebucht werden kann. 

Bei Fragen zur Ordnung im Betrieb oder der veränderten Arbeitsorganisation gibt es ein differenziertes Bild hinsichtlich der Mitbestimmung. Es gilt hier zu prüfen, ob ein und welcher Regelungstatbestand vorliegt. Eine höchstrichterliche Entscheidung durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) steht bislang noch aus.