Klausurmoderation
Gremienarbeit effizient organisieren: Herausforderung Komplexität
Transformationsprozesse in Unternehmen machen auch vor dem Betriebsrat nicht halt. Es laufen in Unternehmen viele Prozesse parallel, die Auswirkungen auf die Arbeitsbedingungen haben und betriebsratsseitig begleitet bzw. gestaltet werden können. Doch Gremien können hierbei an Kapazitätsgrenzen stoßen. Oft sehen sich Betriebsratsmitglieder zerrissen zwischen den Aufgaben. Die formalen Anforderungen der Betriebsratsarbeit, die Vielfalt zu bearbeitender Themen und die zum Ehrenamt parallele berufliche Tätigkeit gilt es unter einen Hut zu bringen. Doch wie können sich Gremien gut vorbereiten, um sich nicht in den vielfältigen Anforderungen zu verlieren und gemeinsame strategische Ziele zu verfolgen?
Zielsetzungen und Chancen von Klausurtagungen
Hierzu bedarf es Zeit und Struktur. Klausurtagungen bieten sich an, um ohne Störungen durch das Tagesgeschäft neben den Arbeitsschwerpunkten, d. h. dem „Was“, auch das „Wie“ der gemeinsamen Arbeit zu erörtern und Vereinbarungen zur Zusammenarbeit zu treffen. Zum „Wie“ der Arbeit im Betriebsrat gehören Fragen der Organisation des Informationsflusses, die Ziele und Arbeitsweise der Ausschüsse, die Zuordnung von Aufgaben – sprich: die Arbeitsorganisation des Gremiums. Diese Absprachen beugen Konflikten vor und reduzieren Abstimmungsaufwände. Das „Was“ der Gremienarbeit umfasst die strategischen Ziele, Prioritäten oder Kommunikation mit der Belegschaft. Ähnlich wie ein Unternehmen seine Strategie entwickelt, muss auch der Betriebsrat seine Ziele und Vorgehensweisen definieren. Hat das Gremium eine gemeinsame Position, stärkt dies die Handlungsfähigkeit, Transparenz und Sichtbarkeit nach außen, also gegenüber dem Arbeitgeber und der Belegschaft. Ebenso sind klare und im Gremium verankerte Zielsetzungen eine wichtige Voraussetzung für tragfähige Verhandlungsergebnisse.
Bausteine erfolgreicher Gestaltung von Klausurtagungen
Voraussetzungen für eine erfolgreiche Klausurtagung sind folgende Rahmenbedingungen.
- Externe oder interne Moderation der Klausurtagung
Eine Moderation hat die Aufgabe, Themen, Ablauf, Diskussions- und Entscheidungsprozesse einer Klausurtagung zu klären und zu strukturieren. Diese Aufgabe erfordert ein Verständnis der Aufgaben und Methoden einer Moderation und kann von internen oder externen Personen wahrgenommen werden. Beide Möglichkeiten bieten Vor- und Nachteile. Interne Moderator*innen verfügen über ein tiefes Verständnis des Gremiums und des Unternehmens, gleichzeitig sind sie häufig unmittelbar in die Themen und ggf. Auseinandersetzungen involviert. Externe Moderator*innen bieten vertiefte methodische Kenntnisse, verfügen jedoch über keinen direkten Einblick in die betrieblichen Gegebenheiten. Zusätzlich entlastet eine externe Moderation die Gremiumsmitglieder und ermöglicht allen an der inhaltlichen Arbeit teilzuhaben. - Dauer, Ziele, Themen und Ablauf der Klausurtagung festlegen
Die Klausurtagung soll die Themen und Bedarfe des Gremiums aufgreifen. Dazu können im Vorfeld Abfragen durchgeführt werden. Sofern bereits Ziele für die Arbeit des Gremiums vereinbart sind, können diese für die Klausur übernommen werden, andernfalls bieten Klausuren eine gute Möglichkeit, Ziele zu identifizieren und zu konkretisieren. In der Praxis bewährt haben sich Klausuren mit einer Dauer von 1 bis 3 Tagen. - Ergebnisse strukturieren und Umsetzung sichern
Die Moderation stellt sicher, dass Diskussionen nach zuvor vereinbarten Regeln erfolgen und Entscheidungen transparent getroffen werden. Wichtig ist eine gute Ergebnissicherung, die als Handlungsplan für die weitere Arbeit dient. Dabei sollten Arbeitsaufgaben klar gefasst und mit Fristen und Verantwortlichkeiten versehen werden. Durch die Dokumentation der Ergebnisse und ggf. Nachbesprechung wird das Gremium bei der Umsetzung unterstützt. Idealerweise werden dabei Beteiligte aus dem Gremium angeleitet, die in der Klausur eingesetzten Methoden selbst zu nutzen und in der weiteren Arbeit einzusetzen.
Klausurtagungen der TBS – ein Interview mit Lars Koenen, Betriebsratsvorsitzender Verkehrsverbund Rhein-Sieg GmbH
Lars, wieso führt ihr Klausuren durch und welche Inhalte sind euch wichtig?
Wir führen Klausuren gerne zu Beginn der Amtszeit durch. Hierbei geht es uns neben dem besseren Kennenlernen und Zusammenwachsen vor allem um die Absprache zur Organisation im Betriebsrat und im weiteren Verlauf um die Verteilung von Themengebieten und die Ausarbeitung des damit verbundenen Schulungsbedarfs.
Worin siehst du den Mehrwert für die Betriebsratstätigkeit?
Eine Klausurtagung zu Beginn fördert das Teamgefühl und verleiht den neuen und alten Betriebsratsmitgliedern schnell ein Gefühl für die andere Person. Außerdem hilft es, schnell eine grobe Zielvorstellung und Organisationsstruktur zu festigen.
Was ist für dich der Vorteil einer externen Unterstützung bei der
Planung und Durchführung von Betriebsratsklausuren?
Wir haben selbst schon drei Klausurtagungen mit der TBS NRW durchgeführt und empfehlen jedem neuen Betriebsrat eine Klausurtagung durchzuführen. Aufgrund der komplexen Themen bietet es sich an, dabei auf externe Unterstützung zurückzugreifen. Dies kann insbesondere bei der Strukturierung und natürlich dem Einbringen von Erfahrungen aus dem eigenen alltäglichen Arbeitsbereich helfen.
Das Angebot der TBS
Die TBS unterstützt bei der Gestaltung von Klausurtagungen durch eine systematische Abstimmung und Vorbereitung sowie Moderation. Mit den Erfahrungen aus der Beratung einer Vielzahl von Gremien und einem gleichermaßen soliden und innovativem methodischen Fundament wird eine strukturierte und ergebnisorientierte Arbeit sichergestellt. Durch ihre Arbeit stellen die Berater*innen der TBS sicher, dass typische Fallstricke von Diskussionen in Gruppen umschifft werden und die Arbeit Spaß macht.