Kulturveränderung gestalten
Das E-Government-Gesetz ist der wesentliche Treiber für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Eine echte Kulturveränderung, die vielfältige Arbeitsprozesse verändert und deshalb sinnvoll gestaltet werden will, um die Beschäftigten „mitzunehmen“.
Digitalisierung: Was wie eine undefinierte Wolke über allem schwebt, lässt sich in der öffentlichen Verwaltung konkret festmachen an IT Einführungsprozessen, wie die E-Rechnung oder die E-Akte. Durch das E-Government-Gesetz auf Bundes- und Landesebene, das die elektronische Verwaltung fördern soll, werden diese Entwicklungen vorangetrieben. Landesverwaltungen und Modellkommunen sind hierfür die Vorreiter.
Aufgaben, die bislang vollständig oder teilweise in Papierform bearbeitet und archiviert wurden, werden digitalisiert. Rechnungen werden nicht mehr ausgedruckt, kuvertiert und frankiert, sondern in einem einheitlichen Format digital hochgeladen und an Empfänger gesendet. Mit der Einführung von E-Akten haben Umlaufmappen und Aktenordner zunehmend ausgedient. Geht ein Antrag per E-Mail oder postalisch in einer Behörde ein, erfolgen alle Bearbeitungsschritte in einer E-Akte, auf die mehrere Bearbeiter zugreifen können.
Was erstmal wie eine einfache IT-Einführung scheint – bisher ja nichts Neues – zeigt im Gesamtbild eine andere Qualität. Allumfassend ändern sich Arbeitsprozesse und die Art der Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit Externen. Eine Kulturveränderung, bei der Betriebs- und Personalräte aufgefordert sind, diese im Sinne der Beschäftigten mitzugestalten.
Was heißt das konkret? Entscheidend für die Frage, ob die Kulturveränderung im Sinne der Beschäftigten gelingt und diese die Systeme als Erleichterung empfinden, ist die sichere Handhabung der Software. Dazu sollte die Software zunächst ergonomische Anforderungen erfüllen und beispielsweise einen logischen Aufbau aufweisen. Unerlässlich dafür ist auch ein Qualifizierungskonzept, das spezifisch an die Bedarfe von Beschäftigten und Führungskräften angepasst wird. Trotz vorgegebener Workflows durch die IT sollten Beschäftigte Entscheidungsfreiheiten haben, um ihre Arbeit zu steuern, beispielsweise durch Verteilung der Arbeitsaufgaben in Teams. Durch Protokolle können IT Systeme genau abbilden, wer wie lange für eine Arbeitsaufgabe braucht. Aus diesem Grund sind klare Regelungen bezüglich der Leistungs- und Verhaltenskontrolle zu treffen. Auch der Betriebs- und Personalrat wird von den neuen Arbeitsstrukturen betroffen sein, wenn Beschäftigte mobil arbeiten und Kommunikationswege sich ändern. Hier sind Überlegungen gefordert, wie eine erfolgreiche Arbeit sichergestellt werden kann.
Allerhand Regelungsbedarfe treten zu Tage, und vielleicht wirkt es auf den ersten Blick einschüchternd. Doch keine Angst, Schritt für Schritt lässt sich auch dieses Thema gestalten. Wichtig ist, erst einmal Informationen darüber zu sammeln, welche Maßnahmen seitens des Arbeitgebers geplant sind. Das Gremium sollte dann über Chancen und Risiken diskutieren und sich gemeinsam Positionen erarbeiten. Hierzu lohnt sich die Unterstützung durch interne oder externe Experten. Für eine frühzeitige Beteiligung ist die im LPVG verankerte prozessuale Mitbestimmung ein wunderbares Werkzeug. Ein weiteres hilfreiches Instrument ist eine Dienstvereinbarung zum Beteiligungsverfahren und den Meilensteinen der Mitbestimmung.
Entscheidend ist nicht zuletzt, die Interessen der Beschäftigten frühzeitig einzubringen. Denn gerade bei Softwareeinführung und der Erfassung von Arbeitsprozessen bietet die Planungsphase den größten gestalterischen Spielraum.
