Google Workspace: So nehmen Betriebsrat, Personalrat & Co. ihre Mitbestimmung optimal wahr
Immer mehr Interessenvertretungen sehen sich bei der Regelung von IT-Systemen für Kollaboration und Produktivität mit der Cloud-Plattform Google Workspace (GWS) konfrontiert. Das ist kein Zufall. Milliardenschwere Cloud- und KI-Investitionen von und in Google mischen das bisher stark von Microsoft 365 (M365) dominierte europäische Marktsegment auf. Einen großen Vorteil für Unternehmen kann der KI-Gigant im Bereich Datensouveränität anbieten. So ermöglicht Google z. B. der Schwarz-Gruppe, im System anfallende Daten auf der eigenen Cloud weiterzuverarbeiten (vgl. Handelsblatt). Für diese Unternehmen bedeutet das mehr Kontrolle, Sicherheit und Unabhängigkeit in Bezug auf interne Daten. Für den Betriebsrat, Personalrat und andere Interessenvertretungen stellen sich zwei Kernfragen: Welchen Funktionsumfang hat ein IT-System wie Google Workspace und wie kann es beschäftigtenorientiert geregelt werden? Diese Fragen beantwortet dieser Artikel.
Google Workspace-Funktionsumfang: Hierauf sollten Betriebsrat, Personalrat & Co. achten
Eine von vielen Gemeinsamkeiten zwischen M365 und Google Workspace ist, dass der Funktionsumfang auf den ersten Blick übersichtlich scheint: Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides... Standardanwendungen, die, bis auf einige wichtige Ausnahmen, keinen besonders komplexen Regelungsbedarf haben.
Dieser Eindruck schwindet mit einem Blick unter die Oberfläche rasch – zum Beispiel im Funktionsbereich Admin, der das Fundament des Cloud-Dienstes darstellt. Berechtigte Personen können hier systematisch weitreichende Reports erstellen und detailreiche Auswertungen abrufen. So lassen sich Verhalten und Leistung von Beschäftigten überwachen – flächendeckend oder mit Fokus auf einzelne Nutzende.
Insgesamt enthält Google Workspace neben knapp 20 Kernanwendungen noch deutlich mehr Teilkomponenten, die der Betriebsrat oder Personalrat für einen beschäftigtenorientierten Betrieb der Software berücksichtigen müssen. Dazu gehört auch AppSheet, das die Möglichkeit bietet, zusätzlich eigene Anwendungen und Automatisierungen für verschiedenste Szenarien zu erstellen. So kann die Anzahl der genutzten Anwendungen in Google Workspace schnell in die Höhe schießen. Hier gilt es darauf zu achten, diese selbsterstellten Anwendungen ebenfalls im Mitbestimmungsprozess zu berücksichtigen, bevor sie zur Nutzung eingeführt werden.
Risiken durch die Google-KI-Anwendungen Gemini, NotebookLM und Vids
Auch Google bietet Künstliche Intelligenz (KI) im Rahmen der Produktpalette an. Neben der selbstentwickelten KI-Assistenz Gemini für Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben kann für Recherchen NotebookLM verwendet werden. Zusätzlich bietet Vids die Möglichkeit, Videos zu erstellen und zu bearbeiten. Darüber hinaus ist Gemini ebenfalls in weitere Anwendungen von Google Workspace (z. B. Gmail, Docs, Slides) integriert, um die Nutzung spezifischer Anwendungen intelligent zu unterstützen. Das kann für Beschäftigte eine wirksame Hilfe bei der Erledigung alltäglicher Aufgaben bedeuten.
Gleichzeitig ergeben sich Risiken, insbesondere, wenn im Rahmen der KI-Nutzung Daten von Kundschaft oder Belegschaft verwendet werden sollen.
Viele Interessenvertretungen sind überrascht, wenn sie merken, dass sämtliche ihrer Chats mit Gemini durch den Arbeitgeber im Admin-Center nachlesbar sind. Mit konkreten Regelungen lassen sich hier Risiken für den Beschäftigtendatenschutz minimieren.
Gerade in Organisationen, die noch wenig Erfahrung mit der Bedienung und Gestaltung von KI haben, ist es empfehlenswert, gemeinsame Leitlinien festzulegen. Zudem sollte ein Schulungskonzept erstellt und eine regelmäßige Prüfung der KI-Nutzung in der Organisation vereinbart werden. So entsteht ein klarer Rahmen für den KI-Einsatz, der allen Beteiligten Orientierung gibt – im Einklang mit DSGVO und KI-VO.
So können Betriebsrat, Personalrat & Co. Google Workspace wirksam regeln
Als allgemeiner Regelungsansatz ist eine „Rahmenvereinbarung Google" zu empfehlen, die durch Einzelvereinbarungen oder Anlagen zu den verschiedenen Google Workspace-Anwendungen ergänzt wird. Die Rahmenvereinbarung kann Grundsätze zu Datenschutz sowie Leistungs- und Verhaltenskontrolle festlegen. Zudem kann sie auch den Prozess für die Einführung, Nutzung und Änderung dieser Anwendungen festlegen. Detailregelungen zu einzelnen GWS-Anwendungen oder Komponenten können die Parteien anschließend in Einzelvereinbarungen oder Anlagen festhalten. Diese Dokumente ergänzen die Rahmenvereinbarung dann als Anlage. In der Zeitplanung für Vereinbarungsentwurf und -verhandlung sollte insbesondere der im Vergleich zu anderen Anwendungen umfangreiche Regelungsbedarf im Admin-Bereich Berücksichtigung finden.
Regelmäßige Audits erfassen Systemveränderungen
Google Workspace ist ein lebendes System; der Funktionsumfang entwickelt sich ständig weiter und so auch der Regelungsbedarf. Diese Veränderungen lassen sich durch ein regelmäßiges, gremiengesteuertes Auditverfahren erfassen. Dieses Verfahren prüft, inwieweit bestehende Vereinbarungen eingehalten wurden und ob sich durch neue Funktionen ein neuer Regelungsbedarf entwickelt hat. Während positive Auditergebnisse Vertrauen zwischen den Betriebsparteien schaffen können, bieten festgestellte Verstöße die Chance, im Sinne der Beschäftigten nachzujustieren.
Die TBS bietet Unterstützung für Betriebsrat, Personalrat und Co.
Die TBS bietet Betriebsrat, Personalrat und Co, die sich mit Google Workspace auseinandersetzen, vielseitige Unterstützungsmöglichkeiten. Hierzu gehören (Online-) Seminare mit mehr Informationen zum Funktionsumfang von Google Workspace und Regelungsansätzen. Hinzu kommen Beratung für eine praxisnahe Google Workspace-Vereinbarung oder Begleitung bei Google Workspace-Audits im Betrieb.
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