Es ist eine enorme Herausforderung für den Betriebsrat, die Einführung der leistungsstarken und vielseitigen Anwendungsplattform Microsoft 365 zu begleiten. Denn die Funktionen dieser Cloud-Software gehen weit über die klassischen Büroanwendungen wie Outlook, Word & Co. hinaus. Sie bietet viele Dienste für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit wie Teams, OneDrive, Yammer, SharePoint, Forms oder Microsoft Graph. Der Artikel beschreibt anhand eines Praxisbeispiels, wie Interessenvertretungen mit Hilfe einer Betriebsvereinbarung die Möglichkeit zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle verhindern und den Schutz von Beschäftigtendaten sichern können.
Microsoft 365: Viele Tools, die beständigen Erweiterungen und Veränderungen unterliegen
Microsoft 365 verfügt über eine Vielfalt an Anwendungen, deren Funktionen beständigen Erweiterungen und Veränderungen unterliegen. Dies erfordert im Interesse der Beschäftigten Regelungen, die Transparenz herstellen und dynamisch anpassbar sind. Die Auswirkungen der Software auf Arbeitsprozesse und Arbeitsorganisation machen eine ganzheitliche Betrachtung aller Themen unabdingbar, die für die Mitbestimmung relevant sind.
In einem Unternehmen am Niederrhein sollte mit der Einführung von Microsoft 365 nicht nur auf die neueste Office-Version umgestellt werden. Vielmehr sollten die Potenziale der Plattform genutzt werden. Ziele waren dabei eine stärkere Nutzung der Möglichkeiten zur digitalen Zusammenarbeit sowie die Automatisierung von Prozessen durch IT-gestützte Workflows. Die Betriebsparteien einigten sich frühzeitig darauf, dass eine Betriebsvereinbarung durch den Betriebsrat entworfen werden sollte. Zur Entwicklung einer maßgeschneiderten Betriebsvereinbarung und Unterstützung im Prozess zog der Betriebsrat die TBS hinzu.
Betriebsvereinbarung Microsoft 365: Am Anfang steht die Zielbestimmung
Ergebnis der Zielbestimmung mit dem Betriebsrat war die Identifizierung von drei Kernelementen einer zukünftigen Betriebsvereinbarung:
- Umsetzung eines angemessenen Beschäftigtendatenschutzes,
- Begrenzung der Möglichkeiten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle auf transparente und zulässige Tatbestände,
- Sicherung der Mitbestimmung des Betriebsrats bei den regelmäßigen Änderungen und Erweiterungen in Microsoft 365.
Im Anschluss an die Zielbestimmung erarbeitete die TBS mit dem Betriebsratsgremium einen Entwurf der Betriebsvereinbarung. In diesem Dokument wurden viele Fragen zu Chancen, Risiken und Regelungsmöglichkeiten entlang der drei zuvor identifizierten Zielsetzungen für die Regelung von Microsoft 365 geklärt.
Ampel-Regelung für den schnellen Überblick über die Handlungsoptionen
Im Mittelpunkt des Vereinbarungsentwurfs steht ein dreistufiges Ampelverfahren. Das regelt, welche Funktionen und Änderungen im System unbedenklich sind (grün), welche zwischen den Betriebsparteien im Rahmen der Mitbestimmung zu regeln sind (gelb) und welche nicht eingesetzt werden sollen (rot). Ein dynamisch fortzuschreibender Anlagenbereich dokumentiert die notwendigen Systembeschreibungen, Datenschutzunterlagen und Einzelvereinbarungen zu den vielfältigen Modulen und Funktionen von Microsoft 365. Gleichzeitig regelt die Betriebsvereinbarung alle grundlegenden Themen wie z. B. Datenschutz, Gesundheitsschutz und Qualifizierung. Das erleichtert beiden Betriebsparteien die Arbeit und schafft Transparenz.
Die Kombination feststehender grundsätzlicher Regelungen und kurzfristig anpassbarer Detailregelungen bietet wichtige Vorteile. Denn sie ermöglicht den Betriebsparteien, auf die vielfältigen Änderungen im System zu reagieren und dabei angemessen die Rechte der Beschäftigten und des Betriebsrats auf Information und Mitbestimmung sicherzustellen.
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