TBS-Berater Michael Gensler über Möglichkeiten zur zielgenauen Prüfung von Microsoft 365
Lieber Michael, in vielen Betrieben wird zurzeit die Software Microsoft 365 – auch M365 genannt – eingeführt oder steht in den Startlöchern. Was ist aus Sicht der Interessenvertretungen hierbei besonders zu beachten?
M365 ist nicht einfach nur ein neues Word und Excel. Es handelt sich um ein sehr mächtiges Werkzeug, das weitreichend insbesondere die Art der Zusammenarbeit verändern kann und zugleich umfangreiche Kontrollen des Nutzungsverhaltens von Beschäftigten ermöglicht. Eine eingehende Prüfung, welche Komponenten von M365 in welcher Form genutzt werden sollen, ist notwendig. Gerade die Eigenheiten von M365 wie die Vielzahl an möglichen Komponenten und Funktionen oder die mehrmals monatlichen Änderungen sollten in die spezifische Struktur einer Rahmenvereinbarung M365 einfließen.
Das hört sich sehr umfangreich an. Wie bekommen die Interessenvertretungen eine solche Herausforderung in den Griff?
Zunächst einmal mit der Aushandlung eines weitreichenden Prüfrechts für die Interessenvertretung und Fixierung in der Rahmenvereinbarung zu M365. Allerdings ist es damit häufig nicht getan. Denn die Prüfung ist in der Regel sehr komplex. Hier können spezielle digitale Auditierungs-Tools oder – bei vorhandenen Kenntnissen – auch selbst entwickelte Software-Programme helfen. Mit ihnen können die Gremien in regelmäßigen Abständen vor Löschung der entsprechenden Protokolldaten – also vor Ablauf von 90 Tagen – Standardprüfläufe ausführen und mit dem in der Rahmenvereinbarung M365 vereinbarten Stand vergleichen. Zuletzt: Viel Aufwand macht es Interessenvertretungen, die geplanten Änderungen innerhalb der Software auf mitbestimmungsrelevante Aspekte zu prüfen. Hier kann es helfen, die frühzeitig von Microsoft verfügbaren Informationen – die sogenannte „Roadmap“ – nach bestimmten Kriterien, wie z. B. Änderung der Zwecke der Verarbeitung von Beschäftigtendaten oder Änderung der Arbeit der Kolleg:innen, durch den Arbeitgeber aufbereiten zu lassen.
Viele Aufgaben für Arbeitgeber und Interessenvertretungen. Wie kann die TBS hierbei helfen?
Unsere TBS-Berater:innen unterstützen die Gremien dabei, eine auf den Betrieb zugeschnittene Vereinbarung zu entwickeln sowie die Regelungen umzusetzen. Wenn weitere Hilfsmittel, wie z. B. Checklisten für die Information der Interessenvertretung, Auditierungswerkzeuge oder Quellen für aufbereitete Roadmap-Informationen, benötigt werden, stehen wir ebenfalls gerne zur Verfügung.
