Die Einführung neuer und Veränderung bestehender IT-Systeme gehört heute zum Unternehmensalltag. Deshalb bietet sich hier die sozialpartnerschaftliche Erarbeitung und Verabschiedung einer entsprechenden IT-Rahmenvereinbarung an. Mit ihr lassen sich grundsätzliche Regelungen treffen, die für alle bestehenden und zukünftigen Systeme Geltung haben. So sind bei jeder Neueinführung oder Veränderung nur noch die spezifischen, das konkrete System betreffenden Fragen zu klären. Der Artikel beschreibt die Vorteile und Möglichkeiten einer IT-Rahmenvereinbarung.
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IT-Rahmenvereinbarung: Strukturen und Klarheit für die Mitbestimmung
Eine IT-Rahmenvereinbarung zeigt allen Beteiligten - von der Einführung bis zur Veränderung - den Weg, ein konkretes IT-System zu regeln. Dabei berücksichtigt eine solche Vereinbarung nicht nur die Regelungen bei der Einführung neuer Systeme. Sie kann auch Festlegungen hinsichtlich der Veränderung und Erweiterung von Systemen treffen, die durch moderne Softwareentwicklung zur Alltäglichkeit geworden ist. So wird die IT-Rahmenvereinbarung zum betrieblichen Regelwerk für die Digitalisierung ohne Hindernisse und Verzögerung, weil sie sich an den Interessen der Beschäftigten und den Mitbestimmungsrechten ausrichtet.
Eine IT-Rahmenvereinbarung kann für und durch die Betriebsparteien Definitionen rund um die IT festlegen – so etwa bei Regelungen zum Datenschutz und auch bei schwammigen Begrifflichkeiten wie „künstliche Intelligenz“. Hier lässt sich Klarheit schaffen, was z.B. innerbetrieblich unter diesem Begriff verstanden wird. Damit greift man regelmäßigen Unstimmigkeiten vor und schafft Tatsachen für die Mitbestimmung. Zudem kann alles, was an IT-Systemen gleichartig ist, in einer Rahmenvereinbarung gemeinsam geregelt werden. So etwa Grundsätze zum Umgang mit personenbezogenen Daten, zur Missbrauchskontrolle oder zum Einsatz von künstlicher Intelligenz.
Klare Abstimmung dank Standardisierung
Sind diese in einer Rahmenvereinbarung geregelt, braucht es bei der Einführung oder Veränderung eines IT-Systems hierüber keine weiteren Verhandlungen mehr. Die Erfahrung zeigt zudem einen weiteren Vorteil: Einzelne Vereinbarungen zu konkreten Systemen werden dadurch nicht nur sehr viel kürzer, sondern erleben oftmals eine Form der Standardisierung. Das macht die Vereinbarungen viel ähnlicher und unterstützt alle Beteiligten im Prozess. Im besten Fall entwickelt sich dadurch ein eingespielter Ablauf in den Fachabteilungen (wie Personal und IT) und innerhalb der Interessenvertretung.
Damit Beschäftigte sich einbringen können, braucht es zudem klare Strukturen der Beteiligung. Die Rahmenvereinbarung IT kann ein Werkzeug sein, das durch Pilotierungen und Qualifizierungsmaßnahmen den Raum für Kolleg:innen schafft, aber auch bindende Strukturen festlegt, wann und wie Interessenvertretungen ihre Mitbestimmungsrechte wahrnehmen können.
Die IT-Rahmenvereinbarung wirkt aufgrund der Festschreibung von Grundsätzen und eines geregelten Prozesses dynamisierend auf die Einführung, da diese eine Klarheit für alle Beteiligten und damit eine Arbeitserleichterung schafft. Zudem bietet die Rahmenvereinbarung der Mitbestimmung einen Zugewinn an Flexibilität, um Wandel nicht nur zu gestalten, sondern auch anzustoßen.
Eine IT-Rahmenvereinbarung sichert Informationsfluss auf Augenhöhe
Neben der Sicherstellung eines strukturierten und klaren Prozesses bei der Mitbestimmung von IT-Systemen, legt die IT-Rahmenvereinbarung einen besonderen Fokus auf den Informationsfluss zwischen den Betriebsparteien. Die Praxis zeigt, dass es oftmals bereits in der Planungsphase von IT-Projekten an elementaren Informationen für die Mitbestimmung fehlt. Für eine Mitbestimmung ohne Verzögerung braucht es daher einen geregelten Prozess, der nicht nur die rechtzeitige und umfassende Information des Gremiums festschreibt, sondern diese auch konkret mit einer strukturierten Information z.B. in Form einer Checkliste ausgestaltet.
Die Beratungserfahrung der letzten Jahre zeigt, dass es einen Grundstock an Fragen zu IT-Systemen gibt, die jedes Gremium stellen sollte. Aus diesem Grund haben wir eine Checkliste erarbeitet, mit dem sich dieses Fragenset bei der Einführung oder Änderung von IT-Systemen Punkt für Punkt abarbeiten lässt. Sie enthält Aspekte wie „Welche Funktionen, Module und Applikationen des Systems sollen eingesetzt werden“, „Welche Rollen und dazugehörigen Rechte sollen eingerichtet werden?“ oder „Welche Beschäftigtengruppen sind von dem Einsatz betroffen?“ und steht auf unserer Website zum Download bereit.
Mit der IT-Rahmenvereinbarung aktiv und auf Augenhöhe mitbestimmen
Eine IT-Rahmenvereinbarung zur Einführung und Änderung von IT-Systemen bildet einerseits das Fundament der rechtzeitigen wie umfassenden Information der Interessenvertretung. Andererseits ermöglicht es dem Gremium, Digitalisierungsprozesse frühzeitig zu erkennen und auf Augenhöhe mitzugestalten. Gerne unterstützt die TBS Interessenvertretungen bei der Erstellung und Modernisierung von Rahmenvereinbarungen.
Seminarempfehlung:
IT-Rahmenvereinbarung der Zukunft: Stabile Regelungen für dynamische IT-Systeme
10. bis 11. April 2024 im InterCity Hotel Duisburg mit Racel Faller
Anmeldung und weitere Informationen
Lesetipp:
IT Mitbestimmen in dynamischen Unternehmenswelten
Gestaltung von IT -Rahmenvereinbarungen in Verbindung mit
standardisierten Beteiligungsprozessen
TBS-Broschüre: Beschäftigtendatenschutz bei betrieblichen Digitalisierungsprojekten
Die Handlungshilfe beschreibt leicht verständlich den Weg zu einem wirkungsvollen Beschäftigtendatenschutz und liefert wertvolle Tipps, wie er von Anfang an mitgedacht und umgesetzt werden kann.
