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Digitalisierung in der Verwaltung

Kulturveränderung gestalten

Das E-Government-Gesetz ist der wesentliche Treiber für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Eine echte Kulturveränderung, die vielfältige Arbeits­prozesse verändert und deshalb sinnvoll gestaltet werden will, um die Beschäftigten „mitzunehmen“.

Digitalisierung: Was wie eine undefinierte Wolke über allem schwebt, lässt sich in der öffentlichen Verwaltung konkret festmachen an IT Einführungsprozessen, wie die E-Rechnung oder die E-Akte. Durch das E-Government-Gesetz auf Bun­des- und Lan­des­ebene, das die elektronische Verwaltung fördern soll, werden diese Entwicklungen vorangetrieben. Landes­verwal­tun­gen und Modell­kom­munen sind hierfür die Vorreiter.

Aufgaben, die bislang vollständig oder teilweise in Papierform bear­beitet und archiviert wurden, werden digitalisiert. Rech­nungen werden nicht mehr ausgedruckt, kuvertiert und frankiert, sondern in einem einheitlichen Format digital hochgeladen und an Empfänger gesendet. Mit der Einführung von E-­Akten haben Umlaufmappen und Aktenordner zunehmend ausgedient. Geht ein Antrag per E-Mail oder postalisch in einer Behörde ein, erfolgen alle Bear­bei­tungsschritte in einer E-Akte, auf die mehrere Bearbeiter zugreifen können.

Was erstmal wie eine einfache IT-Einführung scheint – bisher ja nichts Neues – zeigt im Gesamtbild eine andere Qualität. All­um­fassend ändern sich Arbeitsprozesse und die Art der Zu­sam­men­arbeit sowohl intern als auch mit Externen. Eine Kultur­ver­änderung, bei der Betriebs- und Personalräte aufgefordert sind, diese im Sinne der Beschäftigten mitzugestalten.

Was heißt das konkret? Entscheidend für die Frage, ob die Kulturveränderung im Sinne der Beschäftigten gelingt und diese die Systeme als Erleichterung empfinden, ist die sichere Hand­habung der Software. Dazu sollte die Software zunächst ergonomische An­forderungen erfüllen und beispielsweise einen logischen Aufbau aufweisen. Unerlässlich dafür ist auch ein Qualifi­zierungs­konzept, das spezifisch an die Bedarfe von Beschäftigten und Führungs­kräf­ten angepasst wird. Trotz vorgegebener Workflows durch die IT sollten Beschäftigte Ent­scheidungsfreiheiten haben, um ihre Arbeit zu steuern, beispielsweise durch Verteilung der Ar­beits­aufgaben in Teams. Durch Protokolle können IT Systeme ge­nau abbilden, wer wie lange für eine Arbeitsaufgabe braucht. Aus diesem Grund sind klare Regelungen bezüglich der Leistungs- und Verhaltens­kontrolle zu treffen. Auch der Betriebs- und Personalrat wird von den neuen Arbeitsstrukturen betroffen sein, wenn Be­schäf­tigte mobil arbeiten und Kommunikationswege sich än­dern. Hier sind Überle­gun­gen gefordert, wie eine erfolgreiche Arbeit sichergestellt werden kann.

Allerhand Regelungsbedarfe treten zu Tage, und vielleicht wirkt es auf den ersten Blick einschüchternd. Doch keine Angst, Schritt für Schritt lässt sich auch dieses Thema gestalten. Wichtig ist, erst einmal Informationen darüber zu sammeln, welche Maßnahmen seitens des Arbeitgebers geplant sind. Das Gremium sollte dann über Chancen und Risiken diskutieren und sich gemeinsam Positionen erarbeiten. Hierzu lohnt sich die Unterstützung durch interne oder externe Experten. Für eine frühzeitige Beteiligung ist die im LPVG verankerte prozessuale Mitbestimmung ein wunderbares Werk­zeug. Ein weiteres hilfreiches Instrument ist eine Dienst­verein­barung zum Beteiligungsverfahren und den Meilen­steinen der Mitbestimmung.

Entscheidend ist nicht zuletzt, die Interessen der Beschäftigten frühzeitig einzubringen. Denn gerade bei Softwareeinführung und der Erfassung von Arbeitsprozessen bietet die Planungs­pha­se den größten gestalterischen Spielraum.

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Katja Köhler

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